Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen ist es sehr hilfreich, wenn sich alle Teilnehmer der Videokonferenz diszipliniert verhalten, das dient einer guten Verständigung und einem reibungslosen Verlauf. Damit Sie sich auf eine solche Videokonferenz vorbereiten können, haben wir ein paar Hinweise zusammengestellt. Die Bedienungsqualität ist deutlich besser, wenn Sie für die Konferenz das Konferenztool installieren, Download-Link hier.

Je mehr Teilnehmer an einer solchen Konferenz teilnehmen, umso wichtiger ist deren Beachtung.

1.        Zu Beginn der Videokonferenz

• Testen Sie die Einstellungen über folgenden Link: https://bluejeans.com/111;
• Setzen Sie sich am besten vor eine leere, möglichst einfarbige Wand;
• Achten Sie auf ausreichende Beleuchtung, verzichten Sie auf Gegenlicht und direktes Sonnenlicht;
• Stellen Sie die Kamera auf Augenhöhe und so ein, dass möglichst Ihr Gesicht erkennbar ist;
• Verwenden Sie möglichst ein USB-Headset oder eine Freisprecheinrichtung;
• Schalten Sie Audio-Störquellen aus (schließen Sie z.B. die Fenster und stellen Sie ein Telefon auf „Rufumleitung oder „lautlos“).

2.        Während der Videokonferenz

a.       Technisch-organisatorisches:

• Wählen Sie sich rechtzeitig in die Konferenz unter dem Ihnen zur Einladung zugesandten Link bzw. den zugesandten Anmeldedaten ein;
• Halten Sie benötigte Unterlagen bereit.

b.      Kommunikationsregeln:

• Der Moderator der Sitzung führt durch die Konferenz und erteilt das Wort – er gibt zu Beginn Bedienungshinweise;
• Beim Start der Konferenz ist Ihr Mikrofon auf STUMM geschaltet;
• Schalten Sie nach Wort Beiträgen bitte auf „Audio stumm“, um Übertragungen von Hintergrundgeräusch während der Sitzung zu vermeiden;

Wenn Sie mit der Maus an den oberen Bildschirmrand fahren, erscheinen Symbole wie unten stehend abgebildet. Durch Klicken auf das jeweilige Symbol wird die symbolisierte Funktion aktiviert bzw. deaktiviert.

• Falls die Verbindung instabil wird, schalten Sie bitte auch die Videofunktion aus;
• Zur Wortmeldung schalten Sie bitte erst Video und nach Wort Erteilung Audio an;
• Lassen Sie den Sprechenden ausreden;
• Reden Sie deutlich und legen Sie Sprechpausen ein;
• Verzichten Sie auf häufiges Gestikulieren und Bewegen innerhalb des Bildausschnitts.

Datenschutzerklärung:

Datenschutzerklärung zu Bluejeans und LineUpr

1. Verantwortliche für die Datenverarbeitung
Interessengemeinschaft der DATEV-Anwender e.V. IDA eV Königstraße 20,70173 Stuttgart
E-Mail: info@idaev.com

2. Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten
Im Auftrag der IDA eV setzt die
Fa. BlueJeans Network, 3098 Olsen Dr., 2nd floor, San Jose, CA 95128 als Videokonferenzsystem das Tool BlueJeans ein.
LineUpr GmbH, Glacisstraße 20 b, 01099 Dresden, Deutschland Telefon: +49 351 89664695, E-Mail: support@lineupr.com als System zur Event-Begleitung das Tool LineUpr ein.

Beide Auftragsverarbeiter werden nachfolgend „Betreiber“ genannt.
Bei der der Nutzung dieser Systeme werden die Daten verarbeitet, die Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ erzeugen. Dies sind:
Angaben zum Nutzer:
Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse (optionale Angabe), Profilbild (optionale Angabe, Profilinformationen (optionale Angabe), bevorzugte Sprache (optionale Angabe) etc.
Meeting-Metadaten:
Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Servicedaten zur jeweiligen Sitzung und Nutzung des Systems (Daten von Geräten, genutzter Hardware, Betriebssystem, Zeitzone), Telefonnummern (bei Einwahl mit dem Telefon), Ort, Name des Meetings und ggf. Passwort vom Veranstalter, Datum, Uhrzeit und Dauer, im Meeting aufgezeichnete Aktivitäten (wie z.B. Teilnahme und Verlassen), darunter auch Aktivitäten im Zusammenhang mit Integrationen von Dritten, zusammen mit Datum, Uhrzeit, an der Aktivität teilnehmende Person und andere Teilnehmer im Meeting mit Datum, Uhrzeit und Dauer.
Chat-, Audio- und Videodaten, Umfrage-Antworten:
Damit Audio- und Videoübertragung stattfinden können, benötigt die Anwendung Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera. Sie können diese jederzeit selbst über die jeweilige Applikation stumm- bzw. abschalten. Ggf. von Ihnen gemachten Texteingaben im Chat oder den Umfrage- und Abstimmungstools werden ebenfalls verarbeitet.
Wir bzw. unser Betreiber verwenden diese Daten, um die Servicequalität zu verbessern und zu statistischen Gesamtanalysen um das Produkt zu verbessern.

Cookies:
Der Betreiber verwendet temporäre und permanente Cookies. Ein Teil der Cookies ist erforderlich, damit die Seite funktioniert. Darüber hinaus werden Cookies eingesetzt, um die Performance der Seite zu verbessern und für statistische Zwecke. Dazu setzen die Betreiber google analytics ein. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Websiteaktivitäten für Google Analytics verfügbar sind, können Sie das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren. Weitere Informationen zum Einsatz von Cookies finden Sie unter Cookie Notices and Cookie Consent | Cookiepedia. Sie können die Speicherung von Cookies über Ihre Browser-Einstellungen deaktivieren und bereits gespeicherte Cookies jederzeit in Ihrem Browser löschen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dieses Online-Angebot ohne Cookies nur noch eingeschränkt funktioniert.
Rechtsgrundlage: Diese Verarbeitung ist zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO) und zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Das Setzen der Cookies ist zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO) und zur Erfüllung von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) erforderlich.

3. Was passiert, wenn die Daten nicht bereitgestellt werden
Ohne diese personenbezogenen Daten sind wir nicht in der Lage, die Videokonferenz mit Ihnen auszuführen.

4. Weitere Verarbeitungszwecke
Ihre personenbezogenen Daten können aufgrund von anderen rechtlichen Verpflichtungen z. B. richterlicher Anordnung verarbeitet werden. Rechtsgrundlage: aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO).
Soweit erforderlich, werden Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten verwendet. Zum Beispiel für:
• Gewährleistung der Sicherheit und des Betriebs, z.B. Übertragungsprotokolle,
• Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.
Rechtsgrundlage: Für diese Verarbeitungen ist das berechtigte Interesse der IDA eV (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

5. Dauer der Speicherung
Sind Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren Aufbewahrung ist zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten weiterhin notwendig. Gründe hierfür sind z.B.:

das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften; (Zivilrechtliche Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt).
• Dokumentation. (Protokolldaten werden bis zu 2 Jahre gespeichert. Diese kann für Daten mit einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bis zu maximal 4 Jahre betragen).
Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten nach einer Nachbearbeitungsfrist gelöscht.

6. Empfänger personenbezogener Daten
Im Auftrag der IDA eV setzen die Betreiber die oben genannten Tools ein. Für die Erbringung der Vertragsleistung werden somit diejenigen Daten an die Betreiber übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Unter Anderem werden Benutzerkennung und IP-Adresse und E-Mail-Adresse weitergegeben. Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an die Betreiber übertragen, wobei Sie selbst bestimmen, welche Daten übertragen werden. Nach Angaben der Betreiber erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten mit Verschlüsselungstechnik. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Betreiber sind unter Privacy Policy | BlueJeans – Business Video Communications , Terms of Service 2018 | BlueJeans – Business Video Communications und der Datenschutzerklärung – LineUpr dokumentiert.

7. Drittland
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind und der in Anspruch genommene Dienst von uns nicht mit angemessenem Aufwand anderweitig bereitgestellt werden kann.

8. Betroffenenrechte
Falls wir Daten zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie auf Antrag Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten. Bitte informieren Sie uns, wenn wir unrichtige Daten über Sie gespeichert haben oder wenn Sie mit Teilen der Datenspeicherung nicht einverstanden sind, damit wir diese berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken können. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung eines Betroffenenrechts an info@idaev.com unter Angabe Ihrer Kontaktdaten und der Betroffenenrechte, die Sie ausüben wollen.

9. Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung oder im öffentlichen Interesse erfolgt. Direktwerbung wird von uns nicht durchgeführt. Sie können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Bitte wenden Sie sich dazu an info@idaev.com .

10. Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
Im Fall von Beschwerden können Sie sich an eine Aufsichtsbehörde wenden. Für die IDA eV ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg die zuständige Aufsichtsbehörde.

11. Sicherheit
Unsere Betreiber ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und personenbezogene Daten vor Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung und unbefugtem Zugang zu schützen. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird regelmäßig überprüft, bewertet und evaluiert. Dies trifft auch auf die Auswahl der eingesetzten Betreiber zu.

12. Links zu anderen Webseiten
Rufen Sie eine externe Internetseite von unserer Seite auf (externer Link), wird der externe Anbieter möglicherweise von Ihrem Browser die Information erhalten, von welcher Seite Sie zu ihm gekommen sind. Für diese Daten ist der externe Anbieter verantwortlich. Wir sind nicht in der Lage, diesen Vorgang zu beeinflussen.