18.10.2010

E-Mail-Verschlüsselung

Sehr geehrte Newsletter-Bezieher,

beim Versand von Mandanten-Unterlagen per E-Mail muss die Vertraulichkeit und die Sicherheit der Übermittlung besonders beachtet werden. Nur über ein geeignetes Verschlüsselungsverfahren kann dies sicher gestellt werden. DATEV bietet dazu die DATEV-E-Mail-Verschlüsselung. Voraussetzung für die DATEV E-Mailverschlüsselung ist DATEVnet.

Setzen Sie DATEVnet ein, können Sie über das DATEVnet-Kundencenter, in der DATEVnet-Administration unter dem Menüpunkt Teilnehmerauswahl die DATEV-Smartcard aktivieren, die Sie zur Mailverschlüsselung verwenden wollen. Nur bei Benutzung der aktivierten Smartcard und der dazu gehörenden Mailadresse kann eine Verschlüsselung erfolgen.
In der Regelkonfiguration kann man festlegen, ob grundsätzlich alle Mails verschlüsselt werden sollen oder nur bestimmte Mails. Besitzt der Empfänger selbst ein Verschlüsselungszertifikat, kann er die Mail ohne Probleme lesen. Hat der Empfänger kein solches Zertifikat wird die Mail automatisch verschlüsselt als PDF-Datei versendet. Wenn kein Kennwort für die empfangende Mailadresse hinterlegt ist, vergibt DATEV ein Kennwort, welches der Versender per Mail erhält und dem Empfänger per Fax oder telefonisch, aus Sicherheitsgründen nicht per E-Mail, weiterleitet.
Man kann auch in der PDF-Kennwortkonfiguration zu der Mailadresse des jeweiligen Empfängers ein Passwort festzulegen, das dem Empfänger schriftlich mitgeteilt werden sollte. Dieses Passwort bleibt für eine Empfängermailadresse immer gleich. Eine Musterkampagne der DATEV unterstützt bei der Ansprache und Information der Mandanten (http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=86693). Weitere Informationen finden Sie in der Infodatenbank (Dok.-Nr. 0903246).
Viele Empfänger finden bei Einführung der Verschlüsselung die mit der Mail versendeten Anhänge nicht sofort.
Hier der Hinweis: Entweder findet man die Anlage links unten neben dem angezeigten PDF-Dokument durch Anklicken der hochkant stehenden Registerkarte Anlagen (Adobe Reader Version 7) oder durch Anklicken des Briefklammer-Symbols links unten (Adobe Reader Version 8). Wünschenswert wäre, dass DATEV den Empfängern mit der Verschlüsselung eine Hilfe zum Öffnen der Anlagen automatisiert versendet.
Bei den Mandanten kommt Verschlüsselung sehr gut an, die Mandanten erleben dadurch auch, dass man nicht nur von Datensicherheit redet sondern aktiv etwas dafür tut. Übrigens lassen sich Auswertungen aus den DATEV-Programmen direkt aus den Anwendungen verschlüsselt versenden.

Wenden Sie sich mit Ihren Wünschen und Anregungen auch und gerade zu DATEV pro an uns, lautet doch der Slogan der IDA: „Wir transportieren Ihre Wünsche und Anregungen zur DATEV!“

Nur wir, die IDA, verfolgen ausschließlich die Interessen der DATEV-Anwender.

Haben Sie Anregungen und Wünsche, dann melden Sie sich bei uns oder nutzen Sie den Wunschzettel auf unserer Homepage www.idaev.com.
Möchten Sie bei uns aktiv mitarbeiten oder unsere Arbeit unterstützen, dann werden Sie unser Mitglied – nur gemeinsam sind wir stark und werden positive Veränderungen auf den Weg bringen können.

Mit freundlichen Grüßen,

Brigitte Flinspach, Michael Simon, Katja Pfeiffer
Vorstand der IDA e.V.