23.11.2010

Elektronische Rechnungen – Betrifft mich nicht!?

Sehr geehrte Newsletter-Bezieher,

stellen Sie sich vor, ein Mandant kommt zu einem Beratungsgespräch. Er hat einen Auftrag von einer großen Firma (z.B. Lufthansa) bekommen und erfolgreich abgeschlossen. Doch nach dem er seine Rechnung versendet hatte, kam nicht die erwartete Überweisung sondern eine E-Mail, dass diese Firma keine schriftlichen Rechnungen mehr akzeptiert sondern nur noch elektronische Rechnungen annimmt.

Dieses Problem aus der Praxis können Sie unter Berücksichtigung der vom Gesetzgeber geforderten Anforderungen mit dem Programm DATEV Unternehmen online und der Lösung DATEV eRechnung ganz einfach umsetzen.

Und so geht es:

Ihr Mandant speichert seine erstellte Rechnung als PDF-Datei. Mit Hilfe des Tools Belegtransfer lädt er die Datei in einem Verzeichnis für elektronische Ausgangsrechnungen nach DATEV Unternehmen online hoch. Hier wird dann die Rechnung signiert und im DATEV Rechenzentrum revisionssicher archiviert. Jetzt kann die Rechnung mit integrierter qualifizierter elektronischer Signatur der Lufthansa per E-Mail zugeschickt werden.

Natürlich kann Ihr Mandant auch anderen Kunden die Rechnung auf elektronischem Wege zukommen lassen. Wichtig ist dabei nur, dass im Vorfeld die Zustimmung des Kunden vorliegt.

Die Lösung DATEV eRechnung unterstützt unsere Mandanten aber nicht nur bei den Ausgangsrechnungen. Auch für Eingangsrechnungen, die z.B. von Vodafone oder Sixt elektronisch zugesendet werden, können sie den Vorsteuerabzug sichern.

Ein Upload mit Hilfe des Belegtransfers nach Unternehmen online genügt, um die Signatur zu prüfen und die Rechnung revisionssicher zu archivieren. Somit haben Sie die speziellen Anforderungen, die der Gesetzgeber an elektronische Rechnungen stellt

– Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein (UStG § 14 Abs. 4),

– der Rechnungsempfänger muss die qualifizierte elektronische Signatur überprüfen und die Prüfung dokumentieren (UStG § 14 Abs. 3),

– die Rechnung mit Signatur ist zusammen mit dem Prüfergebnis in einem revisionssicheren elektronischen Archiv 10 Jahre aufzubewahren

erfüllt. So sind Sie und Ihr Mandant im Falle einer Umsatzsteuerprüfung auf der sicheren Seite.

Wenden Sie sich mit Ihren Wünschen und Anregungen auch und gerade zu DATEVpro an uns, lautet doch der Slogan der IDA: „Wir transportieren Ihre Wünsche und Anregungen zur DATEV!“

Haben Sie Anregungen und Wünsche, dann melden Sie sich bei uns oder nutzen Sie den Wunschzettel auf unserer Homepage www.idaev.com.
Möchten Sie aktiv bei uns mitarbeiten oder unsere Arbeit unterstützen, dann werden Sie unser Mitglied – nur gemeinsam sind wir stark und werden positive Veränderungen auf den Weg bringen können.

Mit kollegialen Grüßen

Brigitte Flinspach, Michael Simon, Katja Pfeiffer
Vorstand der IDA e.V.