02.12.2011

Schon wieder eine zu hohe DATEV-Rechnung?

DATEV-Kosten durch eine genaue Prüfung der DATEV-Rechnung einsparen – dazu muss man wissen, was sich hinter den einzelnen Rechnungspositionen verbirgt. Die Prüfung der DATEV-Rechnung muss ohne großen Aufwand möglich sein.
Mit den nachfolgend dargestellten DATEV-Anwendungen haben Sie die Möglichkeit zur Prüfung der berechneten Leistungen:

DATEVris

Mit Hilfe dieser Anwendung können Sie sich die Rechnungspositionen einer gewählten DATEV-Rechnung anzeigen lassen; Sie können die Details der einzelnen Gebührenpositionen anschauen, z.B. für welche Mandanten bezahlen Sie die IT-und Sicherheitspauschale, RZ-Bankinfo usw.
DATEVris wird über Unternehmen Online aufgerufen. Die Anwendung selbst ist nicht kostenpflichtig, um sie zu nutzen, ist die Installation von Unternehmen Online erforderlich.
Wenn Sie nun z.B. mit diesem Programm festgestellt haben, dass Sie für längst ausgeschiedene und nicht mehr betreute Mandanten noch DATEV-Gebühren bezahlen, wäre der nächste Schritt die Bereinigung dieses Bestandes.

Mandantenverwaltung RZ

Das Programm „Mandantenverwaltung RZ“ zeigt Ihnen alle gespeicherten Mandanten mit den gespeicherten und damit kostenpflichtigen Anwendungen. Sind hier Bestände vorhanden, die Sie nicht mehr benötigen? Diese Bestände (Mandanten und Anwendungen) können Sie ohne Einschaltung des DATEV-Logistikzentrums von Ihrem PC aus löschen. Eine Bestandsprüfung kann sich lohnen:

Beispiel RZ-Bankinfo:
Auf den ersten Blick sind die Kosten gering – pro Monat und Mandant nur € 1,00 Gebühren, da schaut man gerne darüber hinweg. Bei genauerer Prüfung stellen Sie dann evtl. fest, dass die Berechnung der RZ-Bankinfo auch für Mandanten, die man nicht mehr betreut, erfolgt.
Hintergrund: Solange der Mandant die Teilnahmevereinbarung zur Übertragung der Kontoauszugsdaten bei seinem Kreditinstitut nicht kündigt, überträgt das Kreditinstitut die Kontoauszugsdaten Monat für Monat an das DATEV-Rechenzentrum. Die DATEV berechnet dann weiterhin die RZ-Bankinfo, auch wenn diese Daten vom Berater nicht (mehr) abgeholt werden.
Die Gebühr für die RZ-Bank-Info fällt auch dann noch an, wenn der Mandant in den anderen Anwendungen bereits gelöscht ist (z.B. im Rahmen eines Mandantenübertrags auf einen anderen Berater) und keine Mandantengrundgebühren mehr anfallen.
Unsere Forderung an die DATEV ist, dass die RZ-Bankinfo in das Formular für den Beraterübertrag mit aufgenommen wird und mit dem Mandantenbestand gelöscht werden kann.

Beispiel Mandantengrundgebühren (in der DATEV-Rechnung mit DATEV-IT Service- und Sicherheitspauschale bezeichnet):
Mit derselben Vorgehensweise können Sie die berechneten Mandantengrundgebühren nachprüfen: bezahlen Sie hier Geld für nicht mehr von Ihnen betreute Mandanten? Sofern Sie keine Aufbewahrungspflichten nach der GDPDU mehr beachten müssen, lässt sich auch dieser Bestand wie oben beschrieben, bereinigen.
Beide Anwendungen sind umständlich, da Sie jeden Mandanten und jede Anwendung einzeln anwählen müssen. Eine einfachere und praxisgerechtere Handhabung wäre wünschenswert.
Mandantenverwaltung RZ finden Sie entweder durch direkten Programmaufruf oder über den EO-Arbeitsplatz pro links unten unter „Service-Anwendungen“.

Servicekontakte:

Auch hier kann sich eine Prüfung lohnen: Sie können sich Ihre Servicekontakte im Arbeitsplatz EO pro unter den Service-Anwendungen Menüpunkt Servicekontakte über eine RZ-Anschaltung mit Datum und Anwendung anzeigen lassen und prüfen,, ob diese kostenpflichtig waren oder nicht. Nicht alles, was unter kostenpflichtig erscheint, rechtfertigt tatsächlich die Berechnung durch DATEV. Eine Überprüfung macht deshalb Sinn. Es liefert außerdem Informationen für den Kanzleiinhaber, wer aus welchem Anlass diesen Servicekontakt verursacht hat und hilft evtl., überflüssige Servicekontakte zu vermeiden.
Haben Sie Fragen und/oder Verbesserungsvorschläge zur DATEV-Rechnung?
Können Sie alle Gebührenpositionen nachvollziehen? Wir freuen uns über Ihr Feedback.
Transparente und leicht nachvollziehbare DATEV-Rechnungen, verständliche Preislisten sind Voraussetzungen zur Einsparung überflüssiger Kosten. Hierfür wird die IDA e.V. sich einsetzen.

Mit kollegialen Grüßen

Brigitte Flinspach, Michael Simon, Katja Peiffer
Vorstand der IDA e.V.

(Wir danken unserem Mitglied Eva-Maria Hoyer für die Anregung zu diesem Newsletter)